6 سوالی که باید قبل از خرید CRM بپرسید
دورانِ یادداشت کردن اطلاعات مشتری بر روی کاغذ، تقویم، صفحات گسترده یا حتی درون ایمیل به سر رسیده است! بنابراین احتمالا شما هم تصمیم به خرید یک CRM یا نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری گرفته اید. نکته مهم این است که یک نرم افزار CRM، بدون برنامه ریزی درست و آماده سازی های لازم قرار نیست برایتان معجزه ای انجام دهد. در این مقاله به ۷ مورد از مهمترین سوالاتی که قبل از انتخاب یک سی آر ام باید از خودتان بپرسید اشاره شده است.
۱) آیا شرکت آمادگی لازم را برای راه اندازی CRM دارد؟
اگر در حال خواندن این مطلب هستید احتمالا از نظر ذهنی خود را آماده کرده اید. اما باید ببینید آیا تیم شما هم آمادگی پذیرشِ یک CRM را دارد؟ فرهنگ سازمانی و سطح مهارت های فناورانه ی اعضای تیم در چنین شرایطی از اهمیت زیادی برخوردار است.
با کمی جستجو می توانید به نرم افزارهای CRM مختلفی دسترسی داشته باشید. هر کدام از این گزینه ها ویژگی ها و قابلیت های متفاوتی را ارائه می دهند. بهتر است ابتدا به ویژگی های اساسی توجه داشته باشید. براساس تجربه، اکثر شرکت ها به ماژول های زیر نیاز دارند:
مدیریت تماس، فرصت فروش و اکانت
- ایجاد ارتباط بین اطلاعات ثبت شده
- وظایف و یادآورها
- ورود به حساب چندکاربره
- مدیریت تیم فروش
- سفارشی سازی پایپ لاین و گزارش دهی
گزینه های موجود را از نظر وجود یا عدم وجود این ویژگی ها بررسی کنید. نرم افزارهایی که این ویژگی ها را به صورت محدود ارائه می دهند و یا فاقد آنها هستند احتمالا گزینه مناسبی برایتان نخواهند بود.البته بهترین نرم افزار های CRM بازار مانند نرم افزار CRM دانا تمام این ویژگی های مورد نیاز شما را دارد
۳) ادغام سازی های مورد نیاز
یکی دیگر از مزایای نرم افزار های CRM ابری، قابلیت ادغام با ابزارهای متفاوت است. این قابلیت برای اکثر شرکت ها که امروزه از چندین نرم افزار استفاده می کنند حیاتی محسوب می شود.
به خاطر داشته باشید نرم افزار سی آر ام شما به عنوان یک مرکز برای تمام بخش های مشتری، فروش و حتی مدیریت پروژه عمل می کند. اگر این سیستم به درستی پیاده سازی شود و توانمندی مناسبی داشته باشد، اعضای تیم فروش تمام نیازهای خود را از طریق آن برطرف می کنند. با قرارگیری خودکارِ اطلاعات در این هاب و دریافت اطلاعات از آن، بهره وری به طور محسوسی افزایش می یابد. به مثال های زیر توجه کنید:
- همگام سازی تمامی ایمیل های ارسال/دریافت شده در سوابق مربوط به یک مخاطب
- وارد کردن فرم ها و پروپوزال ها در سوابق فرصت ها
- یکپارچه سازی با مخازن مدیریت اسناد خارجی
- ارسال سرنخ های جدید به سیستم های ایمیل مارکتینگ انبوه
- همگام سازی وظابف و رویدادها با تقویم گوشی های هوشمند
توانمندی های یک CRM می تواند بسیار زیاد باشد. هنگام انتخاب یک گزینه مناسب باید از توانمندی های آن مطلع شوید و سپس لیستی از ویژگی ها که برایتان اولویت بالاتری دارد را مشخص کنید.
۴) مشخص کردن دسترسی ها در نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری
انتقال اطلاعات فروش به فضای ابری به دلایل مختلفی مفید است. یکی از این دلایل قابلیت دسترسی است. برخلاف صندوق ورودی ایمیل یا صفحات گسترده، کاربران مختلف می توانند به از طریق دستگاه های متصل به اینترنت به صورت همزمان به اطلاعات مهم دسترسی داشته باشند.
افزایش قابلیت دسترسی، به معنی لزوم تصمیم گیری های جدید است. چه کسی در شرکت شما باید به این اطلاعات دسترسی داشته باشد؟ کدام کاربرها دسترسیِ مدیر خواهند داشت؟ چه کسی مسئول ثبت سرنخ های جدید است؟
اینها سوالات مهمی هستند که به دلایل مختلف باید در نظر گرفته شوند. بسیاری از نرم افزارهای CRM تعداد مشخص و ثابتی از لایسنس ها را ارائه می دهند. بنابراین فقط هنگامی که پاسخ به این سوالات را بدانید امکان انتخاب بهترین پلن را خواهید داشت. بعضی از نرم افزارها دارای پلن هایی هستند که امکان صادر کردن لایسنس های نامحدود را میسر می کند.
شما باید از منظر امنیت اطلاعات نیز به این سوالات توجه داشته باشید. قطعا تمام اعضای تیم فروشتان نمی توانند دسترسی مدیر داشته باشند. بعضی از شرکت ها محدودیت هایی را اعمال می کنند که هر کاربر فقط به همان اطلاعاتی که نیاز دارد دسترسی داشته باشد. این رویکرد به مدیریتِ بیشتری نیاز دارد اما می تواند مشکلات امنیتی را کاهش دهد.
۵) قرار است چقدر هزینه کنید؟
بعضی از نرم افزارهای CRM دارای قیمت مشخصی هستند و بعضی دیگر پس از صحبت های اولیه و مشخص کردن امکانات قیمت گذاری می شوند. به همین دلیل گاهی اوقات مشخص کردن هزینه واقعی برای خرید یک CRM دشوار خواهد بود.
به سراغ شرکت هایی بروید که سیاست قیمت گذاری شفافی دارند و ویژگی ها و توانمندی های اصلی نرم افزار به صورت واضح ارائه شده باشد. بعضی از نرم افزارها امکان ثبت نام در نسخه رایگان و مقایسه آن با نسخه های پولی را میسر می کنند. اما فارغ از هر نرم افزاری که انتخاب می کنید، باید به هزینه های غیرمستقیم زیر نیز توجه داشته باشید:
- هزینه های مشاوره
- هزینه های آموزش
- عضویت در اپلیکیشن های ثالث برای ادغام سازی
- هزینه های فرصت
این هزینه ها (هزینه مستقیم و غیرمستقیم) را بین گزینه های مختلف مقایسه کنید. با تخمین مزایایی که سیستم جدید برایتان به همراه می آورد، می توانید تصمیم بهتری بگیرید.
۶) آیا سیستم پاسخگوی نیازهای آینده است؟
کسب و کار شما قطعا در حالت سکون قرار ندارد و احتمالا برای آینده نقشه های بزرگی در سر دارید. بنابراین، هنگام انتخاب یک CRM بهتر است به نیازهای آینده ی شرکت نیز توجه کنید. آیا نرم افزار دارای پلن های سازمانی است؟ اگر تعداد کاربران یا رکوردها دو یا سه برابر شد، سیستم قابلیت مدیریت آنها را دارد؟ آیا شرکت در روند توسعه ی نرم افزار اشتیاق لازم را دارد یا هر از چند گاهی یک ویژگی نه چندان کارآمد را معرفی می کند؟
نکته ای که بهتر است بدانید این است که جابجایی بین دو CRM می تواند فرآیند بسیار پیچیده ای باشد. بنابراین هنگام انتخاب یک CRM باید آینده آن توجه داشته باشید نرم افزار CRM دانا با قابلیت مقیاس پذیری بسیار بالا میتواند برای کسب و کار هایی که رو به رشد هستند بسیار مناسب باشد.
آماده برای به کارگیری CRM
وقتی به این ۶ سوال به خوبی پاسخ داده باشید، احتمالا زمان آن رسیده است تا چند CRM را بررسی و در نهایت بهترین گزینه را بخرید. بسیاری از نرم افزارهای CRM یک نسخه رایگان و آزمایشی را در اختیار کاربر قرار می دهند. تصمیم گیران و کاربران مختلف در یک شرکت می توانند این نسخه ها را بررسی کنند و در نهایت به شکل بهتری تصمیم بگیرند. شما میتوانید همین حالا برای آشنایی بیشتر با نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان دانا از دموی رایگان آن استفاده کنید.
